Задание бизнес-процесса — это шаг, на котором процесс останавливается и ждёт действия человека: утвердить документ, ознакомиться с ним, дополнить данные. В отличие от обычной задачи, задание не появляется в разделе «Задачи и проекты» — оно живёт в списке «Бизнес-процессы» и блокирует выполнение процесса, пока не получит ответ. Разберём, какие действия создают задания, где сотрудник их видит и как сделать так, чтобы они не зависали неделями.

Чем задание бизнес-процесса отличается от обычной задачи?

Задача — самостоятельная сущность: у неё есть ответственный, крайний срок, чек-листы, её можно делегировать и комментировать, и она остаётся в истории раздела «Задачи и проекты». Задание БП — это пауза внутри процесса: дизайнер бизнес-процессов дошёл до шага «спросить человека» и ждёт. Пока исполнитель не ответит, процесс стоит, а вместе с ним все следующие шаги — уведомления, смена стадии, генерация документов. Выполненное задание исчезает из списка, его след остаётся в журнале процесса. Путаницу добавляет то, что бизнес-процесс умеет создавать и обычные задачи — действием «Поставить задачу», — но это именно задача в общем разделе, со своей жизнью. Если сотрудник «ничего не получал», хотя процесс запущен, — почти всегда он ищет задание не там.

Какие действия создают задания?

Три штатных действия дизайнера бизнес-процессов. «Утверждение документа» — исполнитель получает кнопки «Утвердить» и «Отклонить», процесс ветвится по результату; это основа любого согласования. «Ознакомление с документом» — достаточно подтвердить прочтение, ветвления нет: приказы, регламенты, новые инструкции. «Запрос дополнительной информации» — исполнитель заполняет указанные поля и возвращает данные в процесс; так дозапрашивают реквизиты или уточнение к заявке. Во всех трёх настраиваются исполнители, название и описание задания. Описание — главное поле: пишите туда сумму, ссылку на документ, суть вопроса, чтобы решение принималось из самого задания, без раскопок в карточке. Как собрать из этих шагов маршрут — в разборе согласования документов.

Где сотрудник видит свои задания?

В левом меню — пункт «Бизнес-процессы»: там список заданий, ожидающих именно вас, со счётчиком невыполненных. Параллельно приходит уведомление в центр уведомлений — задание открывается и выполняется прямо из него. Третья точка — карточка элемента: в сделке или смарт-процессе виден запущенный бизнес-процесс и его текущий шаг. Самая частая причина «зависших согласований» — сотрудник не знает про раздел «Бизнес-процессы» и ждёт обычную задачу, куда задания БП не попадают. Лечится это одним внутренним постом со скриншотом и привычкой проверять счётчик в меню — дешевле любого регламента.

Как не дать заданиям зависнуть?

Два приёма. Первый — честный срок. Дедлайн задания считайте в рабочих днях, а не календарных, иначе согласование, выданное в пятницу вечером, «просрочится» за выходные. Робот «Дата + N рабочих дней (РФ)» прибавляет к дате нужное число рабочих дней по производственному календарю РФ — выходные и праздники не считаются — и возвращает дату в двух форматах: для поля и для текста уведомления. Второй — эскалация. Если срок вышел, а ответа нет, процесс находит руководителя исполнителя роботом «Получить руководителя сотрудника»: тот по структуре отделов возвращает ID, имя и email прямого руководителя плюс признак «найден» — и следующее задание уходит уже ему.

Как проверить данные до выдачи задания?

Худшее задание — то, по которому нельзя принять решение: согласование счёта без суммы, договор без реквизитов контрагента. Каждый такой случай — лишний круг «отклонил, вернул на доработку» и минус доверие к процессу. Перед действием «Утверждение документа» поставьте робота «Проверить заполненность поля»: он принимает тип сущности, её ID и код поля, а возвращает признак Y/N и текущее значение. Если поле пустое — процесс не выдаёт задание, а возвращает карточку ответственному с уведомлением, что именно заполнить. Согласующие быстро привыкают: раз задание пришло — всё готово к решению, и отвечают заметно быстрее.

Итог

Задание БП — шаг процесса, который ждёт человека: утверждение, ознакомление или дополнение данных. Искать задания — в пункте «Бизнес-процессы» левого меню и в уведомлениях, а не в «Задачах». Чтобы они не зависали: срок в рабочих днях, эскалация на руководителя по оргструктуре, проверка заполненности полей до выдачи задания. Готовые кирпичи для всего этого — в каталоге Роботеки: ставятся из Битрикс24.Маркет и работают в том же дизайнере бизнес-процессов, рядом со штатными действиями. Нет нужного — опишите задачу, сделаем робота бесплатно.