Согласование документов в Битрикс24 строится бизнес-процессом с действием «Утверждение документа»: заявки, служебные записки, приказы, договоры идут по маршруту согласующих, а система хранит, кто и когда решил. Для кадровых документов с юридически значимой подписью есть КЭДО; для всего остального — конструктор процессов. Разберём выбор маршрута, лист согласования, сроки с эскалацией и согласование в смарт-процессах — где живут заявки, у которых нет «документа» в файловом смысле.
Последовательный, параллельный или смешанный маршрут?
Действие «Утверждение документа» поддерживает оба порядка. Последовательный — согласующие получают документ по очереди: юрист → финансы → директор; плюс — каждый видит решение предыдущего, минус — суммарный срок равен сумме сроков. Параллельный — все получают одновременно, решение по порогу голосов («все», «любой», «большинство»); быстрее, но согласующие не видят замечаний друг друга. Смешанный маршрут собирается из нескольких блоков утверждения: параллельно — профильные специалисты, затем последовательно — руководители. Практическое правило: проверки экспертов (юрист, бухгалтерия, безопасность) — параллельно, властные решения — последовательно и в конце.
Откуда брать согласующих, чтобы маршрут не ломался?
Худший вариант — фамилии в шаблоне: отпуск одного человека останавливает все приказы компании. Берите согласующих из структуры: робот «Получить руководителя сотрудника» возвращает руководителя инициатора — один шаблон обслуживает любой отдел; роли «руководитель направления» храните в константах процесса. Перед стартом маршрута проверьте комплектность: «Проверить заполненность поля» — что приложен файл и заполнено основание, «Сложное условие» — комбинации (для суммы выше порога обязательно вложение со сметой). Документ с пустыми полями, дошедший до директора, дискредитирует весь процесс.
Как сделать лист согласования?
Журнал процесса хранит решения, но открывать его никто не будет — лист согласования должен жить в карточке. Приём: после каждого блока утверждения процесс дописывает строку в текстовое поле «Лист согласования»: кто, решение, дата, комментарий (значения берутся из результатов действия «Утверждение»). К финалу в карточке — готовая история: «Юрист Иванова — согласовано 10.06; Финдиректор Петров — согласовано 11.06, замечание: оплата двумя траншами». Это же поле подставляется в шаблон документа — и печатная форма выходит сразу с листом согласования.
Как контролировать сроки и не дать документу зависнуть?
У действия «Утверждение» есть собственный срок выполнения, но без эскалации он просто истекает. Рабочая схема: контрольная дата считается роботом «Дата + N рабочих дней» — по производственному календарю, чтобы приказ не «горел» в новогодние праздники; параллельная ветка ждёт эту дату и, если решения нет, шлёт напоминание согласующему, а ещё через день — его руководителю (снова «Получить руководителя»). Молчание не должно быть вечным: после второй эскалации процесс либо авто-отклоняет с возвратом инициатору, либо передаёт решение на уровень выше — зафиксируйте правило в регламенте и в схеме.
Согласование в смарт-процессах: когда документ — это заявка
Заявки на отпуск, командировку, закупку, доступ — это «документы» без файла, и им место в смарт-процессе: канбан «Новая → На согласовании → Утверждена → Исполнена» наглядно показывает очередь и узкие места, а бизнес-процесс согласования запускается на стадии. Поля заявки проверяются на комплектность, маршрут зависит от типа и суммы, лист согласования пишется в карточку — все приёмы выше работают без изменений. Бонус смарт-процесса — отчётность: сколько заявок в работе, средний срок согласования, на ком висят просрочки.
Итог
Согласование документов = правильный порядок маршрута + согласующие из оргструктуры + лист согласования в карточке + сроки в рабочих днях с эскалацией. Кирпичи — руководитель по структуре, проверки комплектности, рабочие дни — в каталоге Роботеки: бесплатно, в дизайнере бизнес-процессов рядом со штатными действиями.