Универсальные списки — табличные реестры внутри Битрикс24: заявки на расходы, справочники контрагентов, перечни договоров и доступов. Главное их свойство — на элементах списка работают полноценные бизнес-процессы из дизайнера: запуск при создании элемента, при изменении или вручную. Разберём, для каких данных список — правильный выбор, как устроен типовой процесс «заявка на расход», что делать с JSON от внешних систем и в каких случаях вместо списка лучше сразу завести смарт-процесс.

Что такое универсальные списки и для чего они подходят?

Список — таблица с настраиваемыми полями: текст, число, дата, привязка к сотруднику, файл, выпадающий список. Каждый элемент — строка реестра. Сильная сторона списков — данные, которым не нужна воронка продаж: внутренние заявки (расход, отпуск, доступ к системе), справочники (тарифы, филиалы, типовые позиции), журналы (договоры, доверенности, инциденты). Списки живут отдельно от CRM, со своими правами доступа: кто видит реестр, кто добавляет элементы, кто меняет чужие. Практичный критерий выбора: если данные нужно «вести и согласовывать» — список подходит; если карточки нужно «двигать по этапам» — смотрите в сторону смарт-процессов, об этой границе ниже.

Как включить бизнес-процессы на списке?

В настройках списка включается поддержка бизнес-процессов — после этого у списка появляется собственный набор шаблонов в дизайнере бизнес-процессов. Шаблон привязывается к событию: автозапуск при добавлении элемента, автозапуск при изменении, либо ручной запуск из элемента. Поля элемента доступны шаблону как поля документа — их можно читать в условиях, подставлять в уведомления и перезаписывать действием изменения документа. Типовая связка для реестра заявок: автозапуск при добавлении — процесс проверяет данные, назначает согласующего, по результату меняет статусное поле элемента. Как вообще устроен дизайнер, переменные и условия — в обзоре бизнес-процессов.

Как устроен типовой процесс: заявка на расход?

Сотрудник добавляет элемент: сумма, статья расхода, комментарий. Процесс стартует автоматически и первым делом решает, по какому маршруту идти. Штатное «Условие» сравнивает одно значение, и уже при двух-трёх критериях шаблон превращается в лестницу вложенных веток. Робот «Сложное условие (AND / OR / NOT)» собирает проверку в один шаг: до четырёх пар «значение — оператор — значение» с логикой AND или OR, а для разветвлённых регламентов — JSON-режим с произвольной вложенностью групп and, or и not. Возвращает один признак Y/N: сумма в пределах лимита И статья типовая — согласует руководитель отдела; иначе — финансовый директор. Итог этапа процесс записывает в статусное поле элемента, и реестр остаётся честным.

Как разбирать JSON, который попадает в список?

Списки часто служат буфером для внешних систем: заявка прилетает с сайта, статус — из учётной системы, и в текстовом поле элемента оказывается JSON целиком. Таскать «сырую» строку по шагам процесса не нужно — робот «Извлечь значение из JSON по пути» разбирает JSON-строку и возвращает значение по пути через точку: например, data.user.email или items.0.name. Строки возвращаются как есть, объекты и массивы — как JSON для дальнейшего разбора, плюс признак «Путь найден» (Y/N) — по нему процесс уводит битые данные в отдельную ветку, а не молча продолжает с пустотой. Как вообще доставить JSON в Битрикс24 снаружи — в статье о вебхуках.

Когда вместо списка лучше смарт-процесс?

Список — это таблица: у него нет канбана, стадий и роботов на стадиях, автоматизация живёт только в шаблонах дизайнера. Пока заявка укладывается в логику «добавили — согласовали — закрыли», этого достаточно. Признаки, что реестр перерос список: команде нужен канбан по этапам, хочется роботов и триггеров как в воронке, элементы пора связывать со сделками, контактами и компаниями. Тогда заводите смарт-процесс — полноценную CRM-сущность со стадиями, роботами и связями; подробное сравнение — в разборе смарт-процессов. Рабочее правило: справочники и журналы — список; поток однотипных карточек, который люди двигают по этапам, — смарт-процесс.

Итог

Списки закрывают реестры: заявки, справочники, журналы — с правами доступа и бизнес-процессами на элементах. Маршрут заявки собирается в дизайнере бизнес-процессов: развилки по сумме и статье — робот «Сложное условие», данные от внешних систем — «Извлечь значение из JSON по пути». Когда реестру становятся нужны стадии и канбан — переезжайте на смарт-процесс, шаблоны логики переносятся теми же кирпичами. Роботы для обоих случаев — в каталоге Роботеки, установка из Битрикс24.Маркет бесплатная. Нет нужного действия — опишите задачу, сделаем робота бесплатно.