Смарт-процесс в Битрикс24 — это конструктор собственных CRM-сущностей: вы создаёте свой тип карточек со своими полями, стадиями и канбаном, когда лиды, сделки и задачи не подходят по смыслу. Договоры, закупки, рекламации, подбор персонала, выдача оборудования — всё это смарт-процессы. К ним подключаются те же роботы и бизнес-процессы, что и к сделкам. Разберём, когда смарт-процесс оправдан, как его создать и чем автоматизировать.

Что такое смарт-процесс и чем он отличается от сделки?

Сделка — это продажа: у неё есть сумма, воронка и клиент, и весь интерфейс заточен под движение к оплате. Смарт-процесс — пустой каркас: вы сами решаете, какие поля, стадии и связи у него будут. Рекламация не «продаётся», у заявки на закупку нет клиента — натягивать их на сделки означает мусор в отчётах по продажам и поля не по смыслу. Смарт-процессы хранятся отдельно, имеют собственные воронки и направления, связываются с контактами, компаниями и сделками и доступны через тот же универсальный REST API (crm.item.*).

Когда хватит сделок, а когда нужен смарт-процесс?

Признаки, что пора выносить процесс в отдельную сущность: записи не про деньги (рекламации, документы, активы); нужен собственный набор стадий, не совпадающий с воронкой продаж; по записям нужна своя отчётность, не смешанная с продажами; одна сделка порождает несколько параллельных под-процессов (договор, монтаж, обучение). Если же вы просто хотите вторую воронку продаж — хватит направлений сделок, смарт-процесс не нужен.

Как создать смарт-процесс?

CRM → Настройки → Смарт-процессы → «Создать». Задайте название, включите нужные блоки (стадии и канбан, клиентские поля, привязку к сделкам, задачи, бизнес-процессы — последний переключатель важен: без него роботы и процессы для этой сущности недоступны). Затем добавьте пользовательские поля и настройте стадии. Смарт-процесс появится в левом меню CRM как отдельный раздел со своим канбаном; элементы создаются вручную, по API или роботом из другой сущности.

Как автоматизировать смарт-процесс роботами?

Откройте канбан смарт-процесса → вкладка «Роботы» — настройка та же, что в сделках: выбираете стадию и добавляете действие, штатное или установленное из Маркета. Роботы «Роботеки» после установки появляются и в смарт-процессах. Типовые связки: на стадии «Проверка» робот «Сложное условие» проверяет комплект полей и ветвит элемент; дедлайн договора считает робот «Дата + N рабочих дней» по производственному календарю; а найти связанный элемент смарт-процесса из бизнес-процесса сделки умеет робот «Найти элемент смарт-процесса» — он возвращает ID для следующих шагов.

Частые ошибки при работе со смарт-процессами

Первая — создавать смарт-процесс под то, что уже есть в продукте: для повторных продаж есть направления сделок, для заявок сотрудников — задачи. Вторая — забыть включить «Бизнес-процессы» при создании: переключатель можно включить позже в настройках, но команды часто неделями работают руками, не понимая, почему нет вкладки «Роботы». Третья — лепить все поля в одну сущность вместо связанных смарт-процессов: карточка на сорок полей хуже двух связанных карточек по двадцать.

Итог

Смарт-процессы превращают Битрикс24 из CRM для продаж в платформу для любых учётных процессов — а автоматизация у них общая со сделками: роботы, бизнес-процессы, триггеры. Начните с одного процесса, который сейчас живёт в таблице, перенесите его стадии в канбан и добавьте два-три робота из каталога на ключевые переходы.