Штатно бизнес-процесс в Битрикс24 запускается по одной сущности: вручную из карточки или автоматически при создании и изменении записи. Прогнать шаблон по тысяче существующих сделок — после внедрения нового процесса, импорта или чистки базы — таким способом не выйдет. В приложении «Роботека» для этого есть раздел «Массовый запуск»: выбираете сущность, фильтр по датам, списку ID или всем записям и шаблон бизнес-процесса — приложение запускает его по каждой найденной записи.

Как бизнес-процесс запускается штатно?

Три штатных способа. Вручную: сотрудник открывает карточку сделки или лида и запускает процесс кнопкой — годится для согласований и разовых операций. Автоматически по событию: в настройках шаблона включается автозапуск при создании или при изменении записи — процесс стартует, когда событие происходит с конкретной сущностью. Через роботов: действия срабатывают, когда сделка попадает на стадию воронки. Общее у всех трёх — точка входа всегда одна карточка. Поэтому шаблон, добавленный сегодня, не коснётся сделок, созданных вчера: для них событие создания уже прошло, а двигать каждую по стадиям ради запуска роботов никто не будет. Как устроены сами шаблоны — в разборе бизнес-процессов Битрикс24.

Когда нужен массовый запуск?

Четыре типовые ситуации. Внедрили новый шаблон — по нему должны пройти не только новые сделки, но и вся накопленная база. Импортировали клиентов из старой CRM — телефоны и поля нужно нормализовать у всех записей разом. Перестроили воронку — старым сделкам требуется проставить новые значения полей. Запускаете рассылку или акцию — процесс уведомлений должен пройти по сегменту контактов. Ручной вариант — открывать карточки по одной и нажимать кнопку запуска — терпим до пары десятков записей. Дальше нужен инструмент, который сам соберёт список сущностей по фильтру, запустит шаблон по каждой и не потребует держать менеджера за этим занятием весь день.

Как работает массовый запуск в Роботеке?

В приложении «Роботека» есть встроенный раздел «Массовый запуск». Настройка состоит из трёх шагов. Первый — тип сущности: лид, сделка, контакт, компания или смарт-процесс. Второй — фильтр: по диапазону дат создания, по явному списку ID или по всем записям сразу. Третий — что запускать: шаблон бизнес-процесса или отдельного робота из каталога с заданными параметрами. Приложение собирает ID подходящих записей и запускает выбранный шаблон по каждой из них. Запуски идут через очередь с ограничением частоты, чтобы поток стартов не мешал текущей работе портала: менеджеры продолжают работать, пока процесс проходит по базе.

Как подготовить шаблон к прогону по базе?

Два правила. Первое — тестовый прогон: режим «по списку ID» принимает несколько конкретных записей, поэтому сначала проверьте шаблон на трёх-пяти тестовых сущностях и только потом запускайте по всем. Второе — устойчивость к повторному запуску: если прогон придётся повторить, шаблон не должен задвоить задачи и уведомления. Добавьте в начало процесса условие, которое проверяет, не обработана ли запись раньше, — например, по заполненности служебного поля, — и завершайте процесс, если работа уже сделана. Чем точнее фильтр по датам отсекает уже обработанные записи, тем меньше холостых запусков придётся на портал.

Пример: обновить сделки контактов из выборки

Задача: по сегменту контактов проставить в их открытые сделки новое значение поля. Массовый запуск настраивается на сущность «Контакт» с фильтром по списку ID или датам создания. Внутри шаблона два робота. «Найти сделку по условию» ищет сделки контакта по фильтру — ID контакта плюс произвольный JSON-фильтр, например {"CLOSED":"N"} для открытых, — и возвращает ID первой найденной сделки, список всех ID, количество и признак «Найдено» (Y/N). При Y робот «Обновить сделку по ID» записывает в найденную сделку новые значения полей, переданные в формате JSON. Так прогон по контактам обновляет связанные с ними сделки без ручной работы.

Итог

Штатный запуск бизнес-процесса привязан к одной карточке и её событиям. Массовый запуск в Роботеке закрывает остальное: тип сущности, фильтр по датам, списку или всем записям, шаблон процесса или робота — и прогон идёт по всей выборке через очередь. Перед большим запуском проверьте шаблон на списке из нескольких ID и защитите его от повторной обработки. Роботы для таких шаблонов собраны в каталоге CRM-роботов. Если нужного робота в каталоге нет — опишите задачу, мы сделаем его бесплатно и добавим в общую библиотеку.