Согласование счетов в Битрикс24 строится тремя инструментами: готовый процесс «Счёт на оплату» в ленте — для простых компаний, смарт-процесс с канбаном — когда нужны маршруты и отчётность, бизнес-процесс — когда логика зависит от суммы и оргструктуры. Выбор зависит от объёма платежей и сложности маршрута. Разберём все три и соберём рабочую схему, которая не разваливается на отпусках и праздниках.
Какой инструмент выбрать для согласования счетов?
Процесс в ленте («Процессы» → «Счёт на оплату») работает из коробки: сотрудник заполняет форму — контрагент, сумма, назначение, файл счёта — и заявка идёт по фиксированной цепочке согласующих к бухгалтеру. Подходит, пока цепочка одна на всех и платежей немного. Смарт-процесс — это канбан заявок на оплату со стадиями вида «Новая → У руководителя → У финдира → В оплате → Оплачен»: видно загрузку, узкие места и историю; маршруты настраиваются роботами на стадиях. Бизнес-процесс добавляет ветвления: маршрут зависит от суммы, направления бюджета, контрагента. Практичный ориентир: до 30 счетов в месяц — лента; больше или нужна отчётность — смарт-процесс; маршруты с условиями — смарт-процесс плюс бизнес-процесс на стадиях.
Как собрать смарт-процесс согласования счёта по шагам?
Создайте смарт-процесс «Согласование счёта» (CRM → Настройки → Смарт-процессы) с включёнными бизнес-процессами. Поля: контрагент (привязка к компании), сумма, назначение платежа, файл счёта, срок оплаты, бюджетная статья. Стадии — по маршруту: «Новая заявка», «Проверка», «Согласование руководителя», «Финансовое согласование», «К оплате», «Оплачен», «Отклонён». На стадиях — роботы: на «Проверке» «Сложное условие» проверяет комплектность (сумма, файл, статья) и возвращает заявку с задачей, если чего-то нет; на «Согласовании» — уведомление согласующему и контрольный срок. Заявки создаются вручную из канбана или автоматически из сделки бизнес-процессом.
Как сделать маршрут по сумме и не зашивать людей в шаблон?
Классическое правило «до 50 000 согласует руководитель отдела, выше — финдиректор» собирается из двух роботов. «Сложное условие» сравнивает сумму с порогом (порог держите в константе процесса — поменяется лимит, не придётся перерисовывать схему). Согласующего ищите не по фамилии, а по оргструктуре: робот «Получить руководителя сотрудника» возвращает руководителя автора заявки — один шаблон работает для всех отделов, и отпуск конкретного человека не останавливает платежи (запасной согласующий — руководитель руководителя, тем же роботом).
Как контролировать сроки оплаты?
Срок «оплатить в течение трёх рабочих дней» считается роботом «Дата + N рабочих дней» от даты согласования — по производственному календарю, без сюрпризов на майских. Контрольную дату запишите в поле заявки: по ней строится отчёт о просроченных платежах. Параллельная ветка процесса ждёт контрольной даты и, если заявка ещё не «В оплате», шлёт напоминание согласующему и эскалацию его руководителю. Для платёжки и письма контрагенту сумма прописью делается роботом «Сумма прописью (RUB)» — результат подставляется в шаблон документа.
Частые ошибки в согласовании счетов
Согласование в чатах: решение «оплачивай» живёт в переписке, в системе следа нет — потом не восстановить, кто разрешил платёж. Один маршрут на все суммы: финдиректор тонет в счетах на 3 000 рублей, а крупные платежи ждут в общей очереди. Сроки в календарных днях — эскалации стреляют в выходные. Нет стадии «Отклонён» с причиной: заявки исчезают молча, и сотрудники заводят их заново. И отсутствие связи со сделкой: счёт согласован, а в сделке этого не видно — связывайте заявку с CRM-сущностью полем привязки.
Итог
Лента — для старта, смарт-процесс — для порядка, бизнес-процесс — для маршрутов по суммам и структуре. Кирпичи маршрута — условие по сумме, руководитель по оргструктуре, рабочие дни, сумма прописью — уже есть в каталоге Роботеки, ставятся бесплатно и работают в любом из трёх вариантов.