Согласование договора в Битрикс24 строится бизнес-процессом: документ проходит маршрут из согласующих, каждый утверждает или отклоняет, а процесс сам следит за сроками и пишет результат в карточку. Штатное действие «Утверждение документа» закрывает базовый сценарий; остальное — маршруты по сумме, дедлайны в рабочих днях, эскалация руководителю — собирается из условий и роботов. Ниже рабочая схема по шагам.

Каким штатным действием согласовывать документ?

В дизайнере бизнес-процессов есть два подходящих действия. «Утверждение документа» — голосование: вы задаёте список согласующих и порог («все», «любой», «большинство»), действие возвращает «утверждён/отклонён». «Ознакомление с документом» — слабее: только фиксирует, что сотрудник посмотрел. Для договора используйте «Утверждение документа»: оно блокирует процесс до решения и хранит, кто и когда проголосовал. Комментарий отклонившего возвращается в переменную — его стоит записывать в карточку, чтобы менеджер видел причину без раскопок в журнале.

Как построить маршрут согласования по шагам?

Рабочая схема для сделки со стадией «Договор на согласовании»: первый шаг — проверка комплектности: робот «Сложное условие» убеждается, что заполнены сумма, реквизиты и срок действия, иначе процесс ставит задачу менеджеру и останавливается. Второй — развилка по сумме: до порога договор утверждает руководитель отдела, выше — добавляется финансовый директор. Чтобы не зашивать конкретных людей в шаблон, робот «Получить руководителя сотрудника» берёт руководителя ответственного по оргструктуре — шаблон один для всех отделов. Третий — само «Утверждение документа» с найденными согласующими. Финал — смена стадии и уведомление: «согласован» двигает сделку дальше, «отклонён» возвращает на доработку с комментарием.

Как контролировать сроки согласования?

Договор не должен висеть бесконечно. Дедлайн считайте не календарём, а производственным календарём: робот «Дата + N рабочих дней» от даты старта согласования даёт контрольную дату, которая не упадёт на праздники. Дальше два приёма: параллельно утверждению запустите ветку с паузой до контрольной даты — если решения нет, процесс шлёт напоминание согласующему и его руководителю; а в карточку сразу запишите дедлайн, чтобы он был виден в списке сделок и отчётах. На практике эскалация «руководителю через N рабочих дней» сокращает медиану согласования сильнее любых регламентов.

Как подставить сумму прописью и реквизиты в договор?

Если договор генерируется из шаблона документа Битрикс24, суммы прописью в нём нет «из коробки» для произвольных полей процесса. Робот «Сумма прописью (RUB)» преобразует число в текст («125 000» → «сто двадцать пять тысяч рублей 00 копеек») — результат пишется в поле сделки и подставляется в шаблон документа наравне с остальными полями. Тот же приём работает для любых вычисляемых значений: посчитайте роботами, запишите в поле, шаблон подставит.

Частые ошибки в процессах согласования

Первая — согласующие зашиты в шаблон поимённо: человек ушёл в отпуск, процесс встал; используйте роли и оргструктуру. Вторая — нет ветки отклонения: процесс учитывает только happy path, и отклонённый договор зависает без задачи на доработку. Третья — сроки в календарных днях: дедлайн падает на майские, эскалация стреляет впустую. Четвёртая — результат согласования не пишется в карточку: статус виден только в журнале БП, и менеджеры дёргают согласующих вручную.

Итог

Согласование договора = «Утверждение документа» + проверка комплектности на входе + маршрут по оргструктуре + рабочие дни в дедлайнах + обе ветки исхода. Все недостающие кирпичи — в каталоге Роботеки; нет нужного — опишите задачу, сделаем робота бесплатно.