Роботы в задачах Битрикс24 — это автоматические действия на стадиях канбана задач: задача попала в колонку — робот поставил наблюдателя, сменил ответственного, написал комментарий или создал подзадачу. Механика та же, что в CRM, но включается отдельно и имеет свои ограничения. Разберём, где включить, что доступно, чем задачные роботы отличаются от CRM-овских и как дотянуться до задач из бизнес-процессов сделки.
Как включить роботов в задачах?
Роботы живут в канбане проекта или «Моих задачах»: откройте канбан → шестерёнка стадии → «Роботы» (в старых интерфейсах — кнопка «Роботы» над доской). Роботы привязываются к стадиям канбана конкретного проекта, а не к задачам глобально: у каждого проекта — свой набор. Доступность зависит от тарифа: на младших тарифах задачных роботов нет. Если кнопки не видно — проверьте тариф и права: настраивать роботов может администратор проекта.
Что умеют штатные роботы задач и где их предел?
Штатный набор закрывает рутину внутри одной задачи: сменить ответственного и наблюдателей, перенести крайний срок, написать комментарий, отправить уведомление, создать подзадачу, изменить стадию. Предел наступает там, где нужна связь с внешним миром: робот задачи не найдёт другую задачу, не прочитает поля сделки, не посчитает срок по производственному календарю. Вторая граница — триггер: задачные роботы срабатывают только на смену стадии канбана, событий «за N дней до дедлайна» в роботах нет — такое строится через бизнес-процесс или внешнюю автоматизацию.
Как работать с задачами из бизнес-процессов CRM?
Частый сценарий — наоборот: процесс крутится в сделке, а управлять нужно задачами. Штатное действие «Новая задача» задачу создаёт, но не умеет найти существующую и изменить её. Это закрывают два робота Роботеки: «Найти задачу по условию» ищет задачу по ответственному, статусу или точному названию и возвращает ID, а «Обновить задачу по ID» меняет её поля — название, дедлайн, ответственного, статус. Связка «найти → обновить» позволяет, например, при смене стадии сделки автоматически переносить дедлайн связанной задачи монтажа или закрывать задачу подготовки КП, когда счёт оплачен.
Как считать дедлайны задач по-человечески?
«Крайний срок через 3 дня» в штатном роботе — это календарные дни: задача, поставленная в пятницу, сгорит в понедельник утром. Робот «Дата + N рабочих дней» считает срок по производственному календарю РФ, а «День недели» позволяет ветвить логику: задачи, созданные в пятницу после обеда, получают дедлайн со вторника. Оба работают в бизнес-процессах — посчитанная дата подставляется в действие «Новая задача» или в «Обновить задачу».
Типовые связки на каждый день
Три схемы, которые ставятся за вечер. Контроль просрочки: процесс по сделке находит задачу КП и, если она не закрыта к контрольной дате, уведомляет руководителя. Эстафета отделов: задача в канбане проекта переходит на стадию «Готово к проверке» — робот меняет ответственного на тестировщика и добавляет автора наблюдателем. Синхронизация со сделкой: сделка перешла в «Оплачено» — процесс находит задачу отгрузки и переносит её в приоритет с новым дедлайном в рабочих днях.
Итог
Роботы задач хороши внутри канбана, но настоящая автоматизация задач живёт в бизнес-процессах CRM — оттуда задачи можно находить, обновлять и связывать со сделками. Недостающие действия — в каталоге Роботеки: установка бесплатная, роботы появляются в дизайнере рядом со штатными.