Роботы в задачах Битрикс24 — это автоматические действия на стадиях канбана задач: задача попала в колонку — робот поставил наблюдателя, сменил ответственного, написал комментарий или создал подзадачу. Механика та же, что в CRM, но включается отдельно и имеет свои ограничения. Разберём, где включить, что доступно, чем задачные роботы отличаются от CRM-овских и как дотянуться до задач из бизнес-процессов сделки.

Как включить роботов в задачах?

Роботы живут в канбане проекта или «Моих задачах»: откройте канбан → шестерёнка стадии → «Роботы» (в старых интерфейсах — кнопка «Роботы» над доской). Роботы привязываются к стадиям канбана конкретного проекта, а не к задачам глобально: у каждого проекта — свой набор. Доступность зависит от тарифа: на младших тарифах задачных роботов нет. Если кнопки не видно — проверьте тариф и права: настраивать роботов может администратор проекта.

Что умеют штатные роботы задач и где их предел?

Штатный набор закрывает рутину внутри одной задачи: сменить ответственного и наблюдателей, перенести крайний срок, написать комментарий, отправить уведомление, создать подзадачу, изменить стадию. Предел наступает там, где нужна связь с внешним миром: робот задачи не найдёт другую задачу, не прочитает поля сделки, не посчитает срок по производственному календарю. Вторая граница — триггер: задачные роботы срабатывают только на смену стадии канбана, событий «за N дней до дедлайна» в роботах нет — такое строится через бизнес-процесс или внешнюю автоматизацию.

Как работать с задачами из бизнес-процессов CRM?

Частый сценарий — наоборот: процесс крутится в сделке, а управлять нужно задачами. Штатное действие «Новая задача» задачу создаёт, но не умеет найти существующую и изменить её. Это закрывают два робота Роботеки: «Найти задачу по условию» ищет задачу по ответственному, статусу или точному названию и возвращает ID, а «Обновить задачу по ID» меняет её поля — название, дедлайн, ответственного, статус. Связка «найти → обновить» позволяет, например, при смене стадии сделки автоматически переносить дедлайн связанной задачи монтажа или закрывать задачу подготовки КП, когда счёт оплачен.

Как считать дедлайны задач по-человечески?

«Крайний срок через 3 дня» в штатном роботе — это календарные дни: задача, поставленная в пятницу, сгорит в понедельник утром. Робот «Дата + N рабочих дней» считает срок по производственному календарю РФ, а «День недели» позволяет ветвить логику: задачи, созданные в пятницу после обеда, получают дедлайн со вторника. Оба работают в бизнес-процессах — посчитанная дата подставляется в действие «Новая задача» или в «Обновить задачу».

Типовые связки на каждый день

Три схемы, которые ставятся за вечер. Контроль просрочки: процесс по сделке находит задачу КП и, если она не закрыта к контрольной дате, уведомляет руководителя. Эстафета отделов: задача в канбане проекта переходит на стадию «Готово к проверке» — робот меняет ответственного на тестировщика и добавляет автора наблюдателем. Синхронизация со сделкой: сделка перешла в «Оплачено» — процесс находит задачу отгрузки и переносит её в приоритет с новым дедлайном в рабочих днях.

Как связать задачу со сделкой, контактом или компанией?

Связь задачи с CRM штатная, и ставится она тремя способами. Вручную — в форме задачи, в блоке CRM: туда добавляют сделку, лид, контакт или компанию, и к одной задаче можно привязать несколько записей. Из карточки — задача, созданная из таймлайна сделки, привязывается к ней сразу. Из бизнес-процесса — действие «Задача» в процессе сделки создаёт задачу с привязкой к текущей записи. Привязанная задача появляется в таймлайне карточки как дело, и её статус виден менеджеру без перехода в раздел задач.

Сложнее, когда задача уже существует, а привязку нужно добавить, сменить или снять автоматически. Для этого есть два робота. «Привязка задачи к CRM (по ID)» работает из любого процесса: вы передаёте ID задачи, тип записи и её ID и выбираете режим — добавить привязку, заменить (прежние привязки того же типа снимаются) или убрать. «Привязка текущей задачи к CRM» делает то же самое из автоматизации самой задачи, где ID задачи указывать не нужно. В обоих случаях робот сам записывает привязку в том формате, который понимает Битрикс24: D_10 для сделки, C_7 для контакта, CO_5 для компании, L_4 для лида.

Чтобы видеть все задачи по клиенту прямо в карточке, а не листать таймлайн, подойдёт поле «Задачи по элементу»: сколько задач открыто, сколько просрочено и завершено, и список задач в один клик.

Как сменить ответственного в связанных задачах при смене в сделке?

Штатно смена ответственного в сделке задачи не трогает: задачи остаются на прежнем сотруднике. Это закрывается бизнес-процессом на сделке, который запускается при её изменении. Робот «Найти задачу по условию» ищет задачи по привязке к CRM — укажите D_ и ID текущей сделки, например D_{=Document:ID}, и, если нужны только открытые, отфильтруйте по статусу. Он возвращает список ID найденных задач, до 50 за один вызов. Дальше итератор по этому списку и в нём «Обновить задачу по ID» с полями {"RESPONSIBLE_ID": …}. Туда нужен числовой ID сотрудника: поле ответственного из документа в тексте может подставиться как user_5, и задача такое значение не примет. Надёжнее прочитать его роботом «Получить значение поля связанной сущности» — поле ASSIGNED_BY_ID текущей сделки он вернёт числом. Так же переносят крайний срок или меняют наблюдателей во всех задачах клиента сразу.

Если же нужно передать не только задачи, но и связанные сделки, контакты и компании — например, при увольнении менеджера, — порядок действий описан в статье про увольнение сотрудника.

Итог

Роботы задач хороши внутри канбана, но настоящая автоматизация задач живёт в бизнес-процессах CRM — оттуда задачи можно находить, обновлять и связывать со сделками. Недостающие действия — в каталоге Роботеки: установка бесплатная, роботы появляются в дизайнере рядом со штатными.