Роботы в Битрикс24 — это автоматические действия, которые срабатывают при смене стадии сделки, лида или элемента смарт-процесса. Робот настраивается без программиста: вы выбираете стадию, добавляете действие и задаёте параметры. В этой статье — как добавить робота, чем роботы отличаются от бизнес-процессов, почему они иногда не срабатывают и что делать, когда штатного действия не хватает.

Что такое робот в Битрикс24 и чем он отличается от бизнес-процесса?

Робот — это одно действие, привязанное к стадии CRM-сущности: отправить письмо, поставить задачу, изменить поле. Он срабатывает автоматически, когда сделка или лид попадает на стадию. Бизнес-процесс — это полноценный сценарий с ветвлениями, циклами и ожиданием событий, который строится в дизайнере БП и может запускаться не только сменой стадии. Правило простое: одно действие при смене стадии — робот; цепочка шагов с условиями и согласованиями — бизнес-процесс. Роботы доступны на большинстве тарифов, дизайнер бизнес-процессов — на старших.

Как добавить робота в воронку?

Откройте CRM → Сделки → режим «Роботы» (вкладка над канбаном). Выберите стадию, нажмите «Добавить робота» и возьмите действие из списка — штатное или установленное из Маркета. Затем заполните параметры: кому, когда, с какими значениями полей. Сохраните — робот начнёт срабатывать для всех сделок, которые попадают на эту стадию после сохранения. Для лидов, компаний и смарт-процессов настройка устроена так же, отличается только раздел.

Чего не умеют штатные роботы — и что с этим делать?

У штатного набора есть типовые пробелы, которые всплывают почти в каждом внедрении:

  • Сложные условия «если — то». Штатный фильтр роботов проверяет простые равенства. Составное условие из нескольких сравнений с И/ИЛИ собирает робот «Составное условие» — он возвращает результат, по которому ветвится дальнейшая логика.
  • Привести телефоны к одному формату. Менеджеры вводят номера как попало, дубли не находятся, телефония не сопоставляет звонки. Робот «Форматирование телефона» нормализует номер к +7XXXXXXXXXX прямо в процессе.
  • Найти сделку по полю. Штатно из робота нельзя найти другую сделку. Робот «Найти сделку» ищет по заданному фильтру и возвращает ID — дальше с ним работает следующий шаг.
  • Сроки с учётом рабочих дней. «Через 3 дня» у штатного робота — это календарные дни. Робот «Прибавить рабочие дни» считает срок по производственному календарю.

Все перечисленные роботы — из бесплатного приложения «Роботека»: после установки из Битрикс24.Маркет они появляются в том же списке действий, рядом со штатными.

Почему роботы не срабатывают: 4 частые причины

Если робот не сработал, проверьте по порядку. Первое — робот добавлен на другую стадию: действие выполняется только при попадании на стадию, где он стоит. Второе — сделка уже была на стадии в момент сохранения робота: на «старые» сделки робот задним числом не действует. Третье — условие фильтра не выполняется: откройте журнал «Роботы» в карточке сделки и посмотрите, что робот пропущен по условию. Четвёртое — у робота из приложения закончились права или приложение удалено: переустановите его из Маркета и проверьте, что действие снова появилось в списке.

Как растить автоматизацию дальше

Начните с одной воронки и трёх-четырёх роботов на ключевых стадиях: уведомление менеджеру, задача с дедлайном по рабочим дням, нормализация контактных данных. Когда упрётесь в ограничение штатного набора — не стройте обходной бизнес-процесс на десять шагов: посмотрите каталог готовых роботов. Если нужного нет — опишите задачу, и мы сделаем робота бесплатно и добавим в общую библиотеку.