Поле «Файл» в Битрикс24 хранит документы прямо в карточке CRM: договоры, счета, сканы, фото объектов. Штатно файлы загружают вручную, но рутину можно убрать роботами: прикрепить файл по ссылке из внешней системы, посчитать вложения перед сменой стадии, получить ссылку на скачивание для уведомления, удалить устаревшие версии. В статье — как настроить файловое поле и четыре сценария его автоматизации.
Что такое поле «Файл» и зачем оно в карточке?
«Файл» — тип пользовательского поля в CRM: документ хранится прямо в карточке сделки, контакта, компании или лида. В отличие от ссылки на внешний диск, файл в поле не потеряется при реорганизации папок и виден каждому, у кого есть доступ к карточке. Поле может быть множественным — тогда в нём лежит несколько файлов сразу, например все версии договора. Типовые применения: договор и счёт в сделке, скан документов в контакте, уставные документы в компании, фото объекта в смарт-процессе. Чем ближе документ к сделке, тем меньше времени уходит на его поиск — в этом смысл файловых полей.
Как добавить файловое поле в карточку?
Файловое поле создаётся как обычное пользовательское: из карточки или в настройках полей CRM выберите тип «Файл», при необходимости отметьте «множественное». Поле получит код вида UF_CRM_ с числом — он понадобится роботам и API (как устроены коды и типы полей — в статье о полях в Битрикс24). Практический совет: под разные классы документов заводите отдельные поля — «Договор», «Счета», «Закрывающие документы» — а не одно общее «Документы». Так автоматизация сможет проверять наличие конкретного документа, а не файлов вообще, и в карточке сразу видно, какого документа не хватает.
Как автоматически прикрепить файл по ссылке?
Если внешняя система — генератор документов, бухгалтерия, конструктор коммерческих предложений — отдаёт готовый файл по URL, его не обязательно скачивать и прикладывать руками. Робот «Скачать файл по URL и прикрепить к карточке» загружает файл по ссылке и кладёт его в файловое поле сделки, контакта, компании или лида; имя файла можно задать своё или оставить взятое из URL. Возвращает признак успеха Y/N и имя прикреплённого файла — по признаку процесс ветвится на «документ получен» и «повторить позже или сообщить менеджеру». Ссылка должна быть прямой и доступной извне — робот скачивает файл как обычный внешний клиент. Робот доступен на платных тарифах Битрикс24.
Как проверить вложения и получить ссылку на файл?
Пара роботов читает файловое поле без участия человека. «Количество файлов в поле» возвращает число вложений и признак «есть файлы» Y/N — это готовая проверка «приложены ли документы» перед сменой стадии: при N сделка не идёт дальше, а менеджер получает задачу прикрепить недостающее. «Получить ссылку на файл из карточки» возвращает ссылку для скачивания, имя и размер файла; индекс выбирает первый (0) или последний (-1) файл множественного поля. Ссылка дальше подставляется в уведомление руководителю или письмо клиенту — получатель скачивает документ, не заходя в CRM, а размер в байтах помогает отсечь пустые файлы. Вместе роботы закрывают цикл контроля: проверили наличие, отдали ссылку нужному человеку.
Как удалить файлы из поля автоматически?
Множественное файловое поле со временем превращается в свалку версий. Робот «Удалить файл из карточки» удаляет файл по индексу — первый (0) или последний (-1) — либо очищает поле целиком, если индекс не указан; возвращает признак успеха и количество оставшихся файлов. Сценарии: после подписания финальной версии договора очистить поле «Черновики»; держать в поле «Счёт» только актуальный документ, удаляя старый перед прикреплением нового; по завершении сделки убрать промежуточные файлы, оставив итоговые. Порядок шагов в процессе гарантирует безопасность: сначала прикрепляется новая версия, затем удаляется старая. Число оставшихся файлов удобно проверять следующим шагом процесса — так видно, что очистка сработала как задумано.
Итог
Файловое поле держит документы там, где с ними работают, — в карточке сделки или клиента. Прикрепление по ссылке, проверка вложений, выдача ссылки на скачивание и очистка от старых версий снимают ручные операции с менеджера. Эти роботы собраны в каталоге Роботеки; о генерации самих документов — статья о шаблонах документов. Нет нужного робота — опишите задачу, сделаем бесплатно.